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“Si no tiene tiempo es porque lo pierde”: Paul Raminfar

La gente se queja de no tener ni un minuto, pero según este especialista en productividad, que el tiempo no alcance se debe a falta de planeación. Estas son sus recomendaciones para que el día rinda.

La gente dice siempre que “al que madruga Dios le ayuda”, pero eso es muy relativo, dice Paul Raminfar, un experto en productividad que se levanta a las cinco de la mañana todos los días para poder planear bien su día y lograr las metas que se propone.

Raminfar considera que no todos deben poner el despertador a las cinco de la mañana, pues hay personas que son más brillantes en la noche y no tiene sentido que madruguen, sino más bien aprovechar la noche.

Para él lo importante es que la gente sepa que el cuerpo humano requiere de siete horas de descanso nocturno

Ese tipo de información es crucial para tener un día eficiente y que exista equilibrio entre la vida laboral y la privada. Para Raminfar lo importante es que la gente sepa que el cuerpo humano requiere de siete horas de descanso nocturno, sin importar a qué hora se levanta. “La diferencia de dormir menos en términos de productividad es abismal”.

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Para Raminfar una de las claves de la productividad está en la planeación, y una hora para hacerla es ese momento de la mañana. Según él, las agendas se planean temprano y a diario: “Yo arranco a las cinco de la mañana porque es una hora a la que nadie está despierto. Sé que requiere de un esfuerzo, pero también tengo más tiempo en que estoy totalmente concentrado en mis tareas y en proyectos que debo realizar. El que se levanta a las cinco, ya le lleva una ventaja de tres horas frente al que empieza a trabajar a las 9”, dice este fisioterapeuta que hoy es experto en estos temas.

A esa hora, las neuronas están en mejor forma, por lo tanto, deben destinarse para hacer las tareas más importantes y difíciles. Algunas personas, sin embargo, tienen malos hábitos, como ver noticias y chequear el celular, y al hacerlo cortan con esa posibilidad de creatividad. De esta forma, dice el experto, se desvían del plan.

Planear no es otra cosa que hacer una lista de tareas, pero el error que muchos cometen es hacer un listado largo sin tener en cuenta las prioridades y los tiempos. Y lo cierto es que no todas las tareas son trascendentales: no es lo mismo lavar el perro que entregar un reporte del libro o un artículo.

“Hay que establecer muy claros los bloques de trabajo”, dice el Raminfar. La hora en que decida hacer cada cosa también importa, pues no es lo mismo entrenar a las seis de la mañana que a las seis de la tarde, ya que en la noche la gente está más cansada y está comprobado científicamente que el cansancio hace perder más la fuerza de voluntad. Por eso, a qué horas hacer las tareas influye en cuánto se abarque en el día.

Todo el mundo tiene 24 horas pero cada cual debe determinar qué horas son mejor para qué. Así como hay personas que cumplen con 300 empresas hay otros que solo pueden con un proyecto y “la realidad es que todos puede abarcar más si establecen estas prioridades para tener más tiempo de hacer otras cosas”, dice.  Sin prioridades la gente se vuelve reactiva a lo que pasa en el ambiente. “Alguien te pide algo, le dedicas diez minutos, te desconcentras y al final de cuentas llega la fatiga mental”.

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Una vez la gente establece esas prioridades y tiempos en la agenda, las debe cumplir o de otra forma la persona incumplirá primero que todo consigo misma y eso es grave para la autoestima. “Uno termina por no tenerse fe”, dice el experto. Además, la mente entra en un ciclo de procrastinación, de dejarlo para después. Raminfar es consciente de que la gente tiende a postergar las tareas, por eso invita a todos a planear la procrastinación, es decir, a sacar momentos en el día para mirar el celular, dar una vuelta o tener un descanso.

Para tener una jornada laboral exitosa las personas, además, deben tener una hora de cierre.

En los espacios determinados para el trabajo, por el contrario, no debe existir ningún tipo de distracciones porque se requiere concentración para completar las tareas. El experto señala que la gente debe sentir una sensación de trance (flow, en inglés), y es trabajar sin sentir que el tiempo pasa, “como cuando uno está viendo una película muy concentrado”, explica. Por lo tanto lo ideal es darle un manejo a la tecnología, que es uno de los principales distractores. El experto recomienda asimilar dos conceptos: el de la burbuja, que es encontrar un lugar donde nadie lo puede distraer (otra opción es poner un anuncio en la oficina de no interrumpir). El otro concepto es el de zonas libres de internet, que implica dejar el celular en otro lugar sin notificaciones ni timbres. De esta manera cada quien decide cuándo se comunica con los demás y no lo contrario.

Para tener una jornada laboral exitosa las personas, además, deben tener una hora de cierre. Muchas veces ese cierre depende de la planeación pues si lo más importante del día es hacer una llamada y con eso logro los objetivos, el día laboral puede terminar ahí. Pero habrá días en que hay que trabajar diez horas para sacar un proyecto. “Lo importante es entender que cuando la gente tiene el ánimo bajo la fuerza de voluntad es baja y es el momento de parar”.  Algunos deciden que es a las seis para enfocarse en otra cosa. Es importante tener bloques de descanso durante el día pues al cuerpo en modo trabajo le sucede lo mismo que al del maratonista: se cansa.

Sus tres consejos más eficaces para mejorar la productividad, entonces, son: saber si es diurno o nocturno; dormir siete horas y tener hábitos saludables: leer, estudiar algo que le guste; y por último, cumplir con prioridades dividiendo cada una. “Yo lo llamo la técnica de la mazorca porque uno se la come de a poquitos. Si es leer un libro de cien páginas, es más fácil en cinco bloques de quince páginas que de una el último día”.

Entre los errores más comunes está ver la meta grande y no el día a día. Esto sucede porque la gente quiere llegar a la meta, pero la tarea pequeña para llegar a ella les resulta aburrida. La verdad es que esas son las que van marcando el día. Las metas imposibles son tan frustrantes como las fáciles. Hay que tenerlas pero siempre basados en intereses y pasiones, hábitos y gustos y no por imitación, o porque otro lo hizo. Eso ayudará a motivarse mejor en el proceso de conseguirla.

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No es cierto que mientras más tiempo trabaje más productivo es. “Es lo contrario”, dice Raminfa, y explica que está comprobado que una persona que llega a la fatiga "no cumple con estándares ni de creatividad ni de desempeño que una persona que tiene más descanso; eso se comprueba con el caso de países europeos en los que duplican la productividad en la mitad de tiempo de los latinos”, argumenta.

Su consejo es enfocar el trabajo en las tareas imprescindibles, que son las que mueven la rueda. “El 20 por ciento de lo que hacemos genera el 80 por ciento de los resultados, entonces nos tenemos que basar en la teoría de las pequeñas cosas importantes y no en las grandes cosas totales que no tienen un efecto productivo”.

La motivación es clave para no frustrarse. La gente solo pone atención a cosas que le interesan. “Cuando esto no sucede, no va a haber ni plata ni nada que lo motive. El dinero es una herramienta, pero necesitamos interés y curiosidad para generar atención. La frustración se da cuando la persona no encuentra esos niveles de atención por la baja motivación. La motivación se da por concentración, y cuando se logra es un trance: el desempeño es alto y el desgaste es bajo”.

Para no salirse de los objetivos o proyectos, Raminfar menciona una palabra clave: disciplina, que se acompaña de constancia, y esta con persistencia y esta a su vez con perseverancia. “Estas cuatro se juntan para llevarme a un objetivo que me marca una línea”. Todo en la vida finalmente es un tema de decisiones. “Una persona obesa hoy es por una decisión de comer una hamburguesa ayer, antes de ayer o en ese momento. No es suerte. Es perseverancia, constancia, disciplina y persistencia”.

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